“ניהול זמן יעיל בחברות ועסקים – כך מובילים להצלחה עסקים שמרגישים ש”אין זמן”

כיצד ניהול זמן אפקטיבי ויעיל עוזר לחברה לצמוח מעל התקרה שלה

יש מגוון בעיות שנוגעות לנושא של ניהול זמן אפקטיבי ויעיל בחברות ועסקים. נבין כיצד הן מתהוות, לאן הן מובילות, ומדוע הן מונעות מחברה להגיע לשיא היכולות שלה. בהמשך נבין כיצד ניהול זמן יעיל עוזר לחברות לצמוח הרבה מעבר לתקרה המוכרת שלהן.

4 בעיות מרכזיות שמונעות ניהול זמן יעיל ואפקטיבי בחברות הן:

• לחץ
• פרפקציוניזם ודחיינות
• אמונה מגבילה 
• נטייה לבצע פעולות קלות

בואו נבין לגבי כל בעיה מדוע היא פוגמת בניהול הזמן היעיל ואפקטיבי. 

1. לחץ – כשגורמים בחברה חיים תחת לחץ, סטרס, ויש להם עומס גירויים ועודף משימות על השולחן (הלקוח שרוצה החזר, הצורך לפתח קורסים, מיילים, אינספור המשימות היומיומיות שנוצרות, וכו׳), הלחץ גורם להם לנסות ולפעול בו זמנית, מה שנקרא גם: מולטי טסקינג – ריבוי משימות במקביל. נושא זה פוגע ישירות בנושא ניהול זמן אפקטיבי ויעיל. 

לכאורה מולטי טסקינג, ביצוע מספר פעולות במקביל, נשמע כמו פתרון. בפועל, מולטי טסקינג  הוא דבר שלא באמת קיים. מחקר מאוניברסיטת סטנפורד הוכיח שהנושא של ריבוי משימות הוא מיתוס. 

מדוע? המוח לא יודע לבצע משימות בו זמנית, אלא בצורה טורית בלבד. כלומר – אנו עוברים במהירות ממשימה אחת לאחרת. המעבר הזה בכל פעם גורם לתשומת הלב להיות מוסחת, ואז לוקח כמה דקות כדי לחזור לריכוז מלא בחילוף בין המשימות. 

זאת אומרת שבפועל אנשים לא עושים מולטי טסקינג, אלא עוברים ממשימה אחת לשניה, תוך שהם  חיים בהסחת דעת מתמשכת. התוצאה היא ירידה בביצועים. 

הרברט סימון, חוקר בתחום הפסיכולוגיה ופילוסופיה של המדע, אמר בהקשר לנושא הרחב של ניהול זמן יעיל: “מידע מצריך תשומת לב. שפע של מידע פירושו עוני של תשומת הלב”. 

אם לקשר את מה שאמר סימון לנושא שלנו, הרי שאי אפשר לערוך ניהול זמן אפקטיבי ויעיל כאשר מוסחים על ידי שפע מידע. 

כששואפים למטרה – ניהול זמן יעיל, הדרך הנכונה להשיג אותו היא לא בביצוע משימות בו זמנית, אלא על ידי סידור טוב יותר של הזמן, כמו שנלמד עוד מעט. 

2. פרפקציוניזם ודחיינות – שניהם מוּנָעים מאותו המקור – הפחד. פרפקציוניזם זה הצורך שדבר יהיה מושלם, לפעמים עד כדי פגיעה בלבצע וליישם אותו. יש משפט ידוע שאומר שהאויב של הטוב הוא הטוב מאוד. וזה מה שקורה עם פרפקציוניזם. 

גם דחיינות מבטאת משהו דומה – זוהי הנטיה לדחות קדימה משימות מתוך פחד לבצע את המשימה שנראית מסובכת, גדולה, או סתם מעיקה. למשל: להתקשר לבנק, לביטוח לאומי, לסדר חשבונות, לעבור לנותן שירות אחר. אגב, שני המצבים הם צדדים שונים של אותו המטבע ומשפיעים רבות על ניהול זמן אפקטיבי ויעיל. 

3. אמונות מגבילות – לא מעט אנשים נוהגים לומר את המשפט “אין לי זמן”, או  “אני מבוגר/ת מדי לצאת להרפתקה הזאת”, או: “לוקח יותר מדי זמן”. אלו אמונות מגבילות שקשורות לזמן ומשאירות אנשים תקועים במקום. למה האמונות מגבילות? כי אם ניכנס לעומק נראה שתמיד יש זמן לדברים החשובים באמת. 

אין לאנשים זמן למשימה שהיא בסדר עדיפות נמוך אצלם, אבל אם אדם נמצא בשיא העומס בעבודה ויש מצב רפואי דחוף לטפל בו, עבורו או עבור בן משפחה, הוא ימצא את הזמן לקפוץ למוקד הרפואי. למשל.

זאת אומרת שאפשר “למצוא זמן”. פשוט יש להקפיד על סדר עדיפות נכון שקשור לניהול זמן בעסק. נדבר עוד מעט כיצד מארגנים זאת ומשיגים ניהול זמן יעיל. 

4. נטיה לביצוע פעולות קלות – כאשר יש מגוון פעולות לבצע, בכמה דרגות קושי, נמצא שאנשים רבים נוטים לפעולות הקלות, ועושים הרבה מהן. אם אנשים בעבודה בוחרים בביצוע הפעולות הקלות הללו פעם אחר פעם, אז בעצם מגיעים לתקרה מסוימת של תוצאות שמתקבלות מסט הפעולות שבוצעו. ולכן גם התוצאה מוגבלת. זאת אומרת – הנטיה למלא את הזמן בפעולות קלות משאירה את החברה באותו מקום, לא מאפשרת לגדול. לשואפי ניהול זמן יעיל וצמיחה – ניהול הזמן כאן אינו אפקטיבי ויעיל.

כדי להפיק תוצאה חדשה יש לעבור לניהול אסטרטגי – הסתכלות מגבוה על הדברים תוך הפסקת הנטיה האוטומטית האנושית לביצוע הפעולות השוטפות – עוד פוסט, ניוזלטר, או שיחת טלפון. יש  לחפש אחר הפעולות שעושות את ההבדל, ואחד הרעיונות המעניינים בנושא הוא של חוק פארטו שאומר שעלינו לעבוד על פי חוק ה-20/80: 

למשל: 20 אחוז מהפעולות היומיות מפיקות 80 אחוז מהפרנסה וההצלחה. זה מצב שמייצג ניהול זמן אפקטיבי ויעיל בחברה.

חשוב לשים לב: כשמבצעים רק פעולות קלות, לא מתקבל יחס של 80-20 שהוא רצוי בחברה, שבמסגרתו 20 אחוז מהפעולות מובילות ל-80 אחוז תפוקה ותוצאה בעסק, אין ניהול זמן יעיל וההפך קורה. בדרך כלל אנשים נוטים לפעולות שהן עוד מאותו הדבר, ועושים חלק מ-80 האחוז שיש לו רק 20 אחוז אפקט.

נשאף להסתכל על עצמנו כעל האנשים המצליחים באמת, שניכר שיש להם הערכה גבוהה לזמן שלהם. לשם יש לשאוף, כדי להגיע למצב של ניהול זמן אפקטיבי ויעיל בחברה ובעסק. 

משפט שאנחנו בחברה נוהגים לומר על ניהול זמן יעיל: “זמן הוא המשאב היקר ביותר שאינו בבעלותכם, ושלא ניתן לקנות עוד ממנו, אבל שאתם תמיד צריכים עוד ממנו, לכן אין ברירה אלא לנהל אותו בחוכמה. האופן שבו תשתמשו בזמן שלכם יהיה האינדיקציה לאן תקחו את העסק שלכם”. 

כאשר מבינים זאת, מכירים בכך שהפתרון טמון בלימוד של ניהול זמן אפקטיבי ויעיל בחברה ובעסק. 

מודלים שפותחו כדי להשיג ניהול זמן אפקטיבי להצלחה, במיוחד בעולם העבודה 

במהלך חיפוש מתמיד של מיטב החוקרים אחר פתרונות ממשיים שיסייעו עם ניהול זמן אפקטיבי, פותחו לא מעט מודלים שמטרתם לעזור עם ניהול זמן יעיל יותר בשעות העבודה. 

יש מגוון מודלים שעוזרים להציג דרכים שונות בניהול זמן בצורה אפקטיבית ויעילה, והם עוזרים באופן ממוקד להגיע לניהול זמן יעיל בעבודה. 

המודל הראשון שמתייחס לנושא ניהול זמן יעיל הוא מודל ניהול תעדוף משימות של סטיבן קובי, שהיה מנטור בולט בתחום של ניהול הזמן והגדלת האפקטיביות.

המודל של קובי, שעוזר עם ניהול זמן אפקטיבי, נראה כמו מטריצה ומדבר על ארבעה אזורים:

דחוף, לא דחוף, חשוב, לא חשוב.