איך להתאושש מפגישות קשות שהורסות לך את היום?

רוני סיימה פגישה עם מנהלי המחלקות. זה היה חלק מפגישת הנהלה חודשית בה מנהלי המחלקות נפגשו יחד עם רוני המנכ״לית כדי לסכם את החודש שחלף ולתכנן את החודש שיגיע, להעלות דילמות שעלו במהלך החודש ולמצוא פתרונות משותפים. לרוב הפגישות האלה היו משמעותיות כי הן איפשרו לנושאים רבים לצוף ולמנהלים להרגיש שהם מקבלים פתרונות לבעיות שלא תמיד יכלו לתת להם תשובה לבד או למצוא את הזמן לטפל בהן.

אבל הפגישה הזו, הפעם, היתה חלק מרצף פגישות מורכבות יותר. בחודשים האחרונים החברה נמצאת בקשיים, השוק שבה היא פועלת השתנה ואפשרויות שהיו פתוחות קודם לכן בפני החברה, לאט לא החלו להיסגר, גם בגלל קיצוצים במחלקות.
כך למשל מחלקת השיווק היתה צריכה לקצץ לא פחות מ-20% מהתקציב שלה, מחלקת ההדרכה היתה גם היא צריכה לקצץ 40% מהתקציב שלה. הדבר יצר חוסר נוחות גדול והרבה מאוד תסכול אצל המנהלים. מהלכים שהיו יצירתיים ומרגשים בשנים הקודמות, שהביאו את החברה להופיע בעיתונות, בראיונות ובאירועים מפרגנים, פתאום נראו רחוקים מאוד. מהלכים שיווקיים שדרשו הרבה מאוד כסף כמו קמפיינים להעלאת מודעות, לא היו אפשריים ומחלקת השיווק, למשל, היתה צריכה לחזור לעשות ״עבודת רגליים״ רצינית ולהציע את המוצרים ברשתות השונות, להסתמך על שיתופי פעולה. דברים שנדרש לעשות בזמן קיצוצים ובתקופות הבראה של חברות.

שיחת ההנהלה הפעם היתה בטונים צורמים. לא היתה הסכמה על היעדים, לא היתה הסכמה על הדרך, רק בעיות צצו בפגישה הזו והמנהלים היו בהתנגדות גדולה. הפגישה נמשכה כשלוש שעות וכשהסתיימה והאחרון שבמנהלים יצא מהחדר, רוני ישבה והחזיקה את הראש בשתי ידיה, היה לה כאב ראש נוראי. הבעיות לא הפסיקו להגיע והיא לא הצליחה להפסיק לחשוב עליהן, עכשיו לסל הצרות התווספה גם הפגישה הזו שהיתה מתוחה והסתימה בטעם מר. היא ידעה שבעוד 20 דקות היא צריכה להיות בפגישה אחרת, פגישה שכבר דחתה פעם אחת והיא לא ידעה איך תצליח להתרכז. היא הרגישה כל כך מתוסכלת, כאב לה הראש והיא הרגישה מעל להכל ששום דבר פרודוקטיבי לא קרה בשלוש השעות האחרונות, כמעט ואין פתרונות, בעוד שערימת הבעיות ממשיכה לטפס.

היא התקשרה לעוזרת שלה וביקשה לדחות את הפגישה הבאה, הכינה לעצמה כוס קפה וחזרה לחדר שלה. היא עצמה את העיניים ונזכרה לרגע בהקלטה ששלחתי לה של מדיטציה, פתחה את הטלפון והפעילה אותה. היא הרגישה שלאט לאט היא מצליחה לקחת מרחק מהדברים שהציפו אותה, שהגוף שלה נרגע אט אט מהקרב של היום הזה וכשסיימה את ה-7 דקות של המדיטציה, היה לה מרחב פנימי גדול יותר, למרות שהכאב ראש עדין הלם בראשה.

לקח לרוני כמה שעות להשתחרר מכל האירוע הזה שליווה את הבוקר שלה, זה היה ממש כמו הנגאובר, כאב ראש פועם, בחילה וסחרחורת. היא הרגישה את המתח של הפגישה משפיע עליה באופן פיזי.

הנגאובר של פגישות גרועות

במחקר מענין שבוצע בשילוב עם אוניברסיטת צפון קרולינה בשארלוט, בדקו את ההשפעות של פגישות גרועות. במהלך המחקר הם בחנו 5000 עובדים בתחום הידע מארה״ב ובריטניה וגילו שההשפעה השלילית של פגישות גרועות שיוצרות ״ירידה בריכוז, במוטיבציה או בפרודוקטיביות״ עשויה להמשך שעות רבות אחרי סיום הפגישה. הם כינו את התופעה הזו ״הנגאובר של פגישות״.

במחקר שנעשה יותר מ-90% מהנחקרים ענו שהם חווים הנגאובר של פגישות לפחות מידי פעם.
יותר מ-50% דיווחו שההנגאובר השפיע לרעה על זרימת העבודה שלהם או על הפרודוקטיביות שלהם.
47% הרגישו פחות מעורבים בעבודה אחרי פגישה גרועה. ההשפעות האלה נבעו בעיקר מהמחשבה שחזרה שוב ושוב לנגן חלקים מהשיחה בראש שלהם.
47% דיווחו שההנגאובר השפיע לרעה על התקשורת שלהם עם עמיתים לעבודה, בין אם בגלל שהרגישו מנותקים או בגלל שהעדיפו להיות עם עצמם, לבד.
עבור חלק מהאנשים התסכול גלש לשיחות ״לא רשמיות״ אחרי הפגישה וגרם פעמים רבות לכך שעובדים ״הדביקו״ עובדים אחרים ברגשות שליליים מה שהגביר את האפקט של ההנאובר.
ההשפעות של התסכולים נמשכו בממוצע כמעט שעתיים וחלק מהמשתתפים במחקר דיווחו שהן נמשכו עד סוף יום העבודה.

איך אפשר למנוע את תופעת ה ״הנגאובר״ של פגישות גרועות?

יש קשר הדוק בין האופן שבו מתוכננות פגישות לבין האופן שבו הן מתנהלות וככל שההכנה לקראת פגישה הוא טוב יותר, כך יורדים הסיכויים שהפגישות יהיו לא מכוונות ושליליות. הכוונה כאן היא לא לשלוט במה שמתרחש בשיחה, אלא באפשרות לכוון אותה באופן יזום לכיוונים פרואקטיביים. הכוונה היא לא למנוע מהמנהלים לדבר על האתגרים, אלא להציף אותם כאתגרים ולקחת אחריות על מה שנמצא תחת האחריות שלהם.

הנה כמה כלים שמאפשרים להמנע מהשפעות שליליות של פגישות:

תכנון מקדים והכנת הפגישה – יש קשר הדוק בין תכנון פגישה לאופן בו היא תתנהל. ככל שהפגישה מתוכננת טוב יותר עם אג׳נדה ולוחות זמנים, כך היא תהיה ממוסגרת סביב הנושאים הנכונים עם פחות סטיה למקומות לא רצויים.
ההכנה הטכנית של השיחה חשובה לא רק בגלל שהיא בונה אותה היטב ומכינה אותנו כמנהלים, אלא כי היא נותנת תמיכה רגשית לפגישות מורכבות יותר כמו שיחות על כספים, שינויים, קיצוצים וכדומה.לפני כמה ימים פגשנו את אילן, לקוח שלנו, שעמד לפני פגישה חשובה עם לקוח גדול ומרכזי שלו שאחראי על אחוז גדול מאוד מהכנסות החברה. אילן רצה לדבר עם הלקוח שלו על מדיניות התשלומים שלהם. פעמים רבות הלקוח הגדול שלו איחר בתשלומי מקדמות לפרויקטים, מה שגרם לאילן בעיות תזרימיות ולכן עיכוב בתשלומי ספקים.אילן תכנן שיחה עם הלקוח שלו והיה מצוי במתח גדול לקראתה. הוא לא ידע איך להגיד את הדברים וגם לא ידע איך הלקוח יגיב.
יחד תיכננו איך לומר את הדברים, מתי לומר מה ואיך להציג את הדברים. אחרי ההכנה אילן הרגיש הקלה עצומה, הוא ידע מה עליו לומר, איך עליו לענות ומה המטרה שלו לשיחה. אילן הרגיש מוכן ורמת המתח שלו ירדה משמעותית.
ניהול זמן הפגישה– פגישות שמתארכות מעבר לזמן מסוים הופכות להיות לא פרודוקטיביות. נסו לדאוג להפסקות כל שעה וצמצמו את זמני הדיון לזמן הקצר ביותר האפשרי. לאחר זמן מסוים אנשים מאבדים קשב ויכולת המיקוד הולכת ויורדת וכך גם איכות הדיון.דבר נוסף וחשוב הוא ״השפעת האחרונות״ – אנו תמיד זוכרים טוב יותר את הדברים האחרונים שקרו, דאגו שהפגישה תסתיים בזמן המדויק, ברגע של שיא ואנרגיה, אל תתנו לה להתדרדר ולהמשך ללא הצורך. כך האנשים יוצאים ממנה מלאים במוטיבציה ואנרגיה.

זמן דיבור מחולק היטב – זכות דיבור שווה לכולם מאפשרת לחלוק נקודות מבט בצורה מאוזנת. כשגורם שלילי תופס נפח משמעותי בפגישה, הפגישה עשויה לצאת מאיזון. נסו לדאוג לכך שכל גורם בשיחה מקבל את המקום שלו.
מספר המשתתפים בפגישות – פגישות מרובות משתתפים, הופכות פעמים רבות להיות לא יעילות. שימו לב שהמשתתפים הנכונים מוזמנים לפגישה והעדיפו מספר פגישות קטנות על פני פגישה אחת רבת משתתפים, שדורשת זמן ארוך יותר ומורכבות גבוהה יותר בניהול הפגישה.
אחריות המשתתפים לדיון – חשוב מאוד שהמשתתפים בדיון יקחו אחריות הן על מה שהם אומרים והן על החלטות אופרטיביות שמתקבלות. כדי שיוכלו לעשות זאת נדרש להכין אותם לפגישה. שלחו מראש את האג׳נדה של הפגישה. כאשר נושא מסויים עולה בפגישה, דאגו ״לחנך״ את המשתתפים לקחת אחריות על קבלת התשובה ולא להשתמש בשיטת הקוף (לינק למאמר השני) כדי לטפל בו, כלומר לזרוק אחריות על מישהו אחר. הקווים המנחים של פגישות הן להעלות בעיות מוכוונות פתרון ולקיחת אחריות.
זיהוי וסיכול תסכול – פעמים רבות מגיעים משתתפים לשיחה כאשר הם ״טעונים״ רגשית, כדי לאפשר לשיחה להתנהל בצורה מכוונת יותר, אני ממליצה מאוד ליצור שיחה מקדימה עם משתתף שאתם יודעים שנמצא במצב רגשי שלילי ולהביא אותו מכוון יותר לפגישה ואחרי ש״שחרר קיטור״.

אם היתה לכם פגישה גרועה, הנה כמה כלים מומלצים להתאוששות:

לזהות ולהבין מה זעזע אותך בפגישה – כאשר אנחנו מבינים מה זיעזע אותנו אנחנו יכולים להבין את עצמנו טוב יותר וכך גם את הצד השני. הסיבה לכך שהמחשבה שלנו חוזרת שוב ושוב למה שקרה, היא פעמים רבות מתוך ניסיון להבין ולעבד את מה שהיה.בפגישה גרועה שהשתתפתי בה לא מזמן בין שני מנהלים בחברה שאנו מלווים הטונים עלו ועלו ונוצר מתח. הסיבה למתח היתה הרגשה של אחד המנהלים שהוא מותקף על ידי הצד השני. הוא התגונן והיה תגובתי והטונים עלו. גם העובדה שהפגישה היתה בשעה מאוחרת של היום לא תרמה. כאשר הפגישה הסתיימה ושני הצדדים הרגישו מותשים ולא מרוצים, אחד המנהלים התקשר אלי ואמר לי – את יודעת יעל? אני חושב שהרגשתי מותקף ולכן הגבתי באגרסיביות. ההכרה במצב מסוים שלנו, היכולת לראות אותו, מאפשרת לנו שיפור וגם להתגבר על האירוע במהירות רבה יותר.אחד הדברים שעוזרים לי בצורה הטובה ביותר לנהל אירוע לא פתור שאני חוזרת עליו שוב ושוב במחשבה זה כתיבה. כתיבה מאפשרת לסדר את המחשבות ולארגן אותן מחדש.
לשים את העבר מאחור – לפעמים אנו צריכים למתוח קו דמיוני במחשבה שלנו ולנוע קדימה. המשך מחשבה על מה שהיה לא יכול לשפר אותו בטווח הקצר ולהפך. ככל שאנו מתבוססים באירוע כך הוא תופס יותר נפח, יוצר יותר היצמדות. היכולת לקחת מרחק מהדברים מאפשרת נקודת מבט חדשה, יכולת עיבוד טובה יותר. נסו כמה שיותר מהר להשאיר משקל כבד מאחור, אחרת הוא מושך אותנו מטה.
ביחרו את האנשים שאתם מדברים איתם – כשיוצאים מפגישות לא טובות, הנטיה שלנו היא ללכת ולדבר עם אנשים שונים כדי לפרוק את הקושי שעלה. אבל המלכודת היא שדיבור על האירוע מעצים אותו ולא רק, כשאנו מדברים עם אנשים אחרים אנחנו הרבה פעמים ״מדביקים״ אותם ברגש השלילי. אם מחליטים לדבר עם מישהו, ההמלצה שלי היא לדבר עם מישהו נייטרלי, לנסות שלא לגרום לאדוות של הרגש השלילי להדהד בתוך המחלקה ו״להדביק״ אחרים, לפגוע ברמת הפרודוקטיביות והמוטיבציה שלהם.
תזוזה פיזית – כשאנחנו מזיזים את עצמנו, מניעים את עצמנו, אנחנו משחררים אנרגיה. אין כמו הליכה, קפיצה, תנועה, כדי להזיז את עצמנו רגשית ממקום שאנחנו תקועים בו. אם אתם מרגישים תקועים במקום אחרי שיחה לא מועילה, תנו לעצמכם זמן התאוששות שבו אתם זזים ומשנים את הסביבה שבה אתם נמצאים. מובטחת לכם חזרה הרבה יותר רעננה ונקיה מבחינה פנימית כשתחזרו חזרה למשרד.

לסיכום, פגישות גרועות זה דבר שיכול להשפיע רבות עלינו ועל האנשים סביבנו. יש לפגישות גרועות השפעה המשכית על התפקוד שלנו והן יכולות להכריע את היום שלנו, לקחת אותו למקומות שונים מאלה שתיכננו. ככל שאנחנו ערניים יותר לצורך להחזיר את המיקוד לשאלה ״מה אני רוצה באמת מהסיטואיציה״? כך אנו יכולים לחזור מהר יותר לתפקוד טוב. להשאיר את העבר מאחור ולהתקדם לצעד הבא. הדבר הטוב ביותר שאפשר להפיק מפגישה גרועה זה למידה ממנה ושיפור שלה להבא. כשמשהו מסעיר אותנו פנימית, יש שם סימן עבורנו, חלק שלא פתרנו. הרגעים של הסערה יכולים להיות מעין קריאת כיוון פנימית על מה אנחנו לא רואים בתוכנו או על מה אנו צריכים לעבוד ולכן במקום להתיחס אליהם כאל אירוע שלילי, אפשר להפוך אותם לאירוע לימודי.

< חזרה לבלוג