שיטת הקוף: איך לשחרר את עצמך מניהול מיותר ולחזור לשלוט בזמן שלך
אלון הוא מנהל שיווק ופיתוח עסקי בחברה קמעונאית, הוא מנהל תחתיו 15 עובדים באופן ישיר ומיום ראשון כשמתחיל השבוע ועד יום חמישי כשהוא מסתיים, הוא עובד ללא הפסקה שעות ארוכות. הימים שלו מתמלאים במשימות לא צפויות, ישיבות שתוכננו מראש ובסופו של יום המשימות שבאמת רצה להשקיע בהן נדחקות לסוף היום ופעמים רבות לא מצליחות להסתיים. הוא מרגיש שהזמן בורח לו מבין האצבעות.
אחת הבעיות הגדולות שאלון מתמודד איתן היא ההרגשה החוזרת שיש לו שהעובדים לא הופכים עצמאיים ושמשימות שונות שנמצאות תחת אחריותם בעצם חוזרות אליו.
ממש אתמול הגיע אליו רון, עובד במחלקת השיווק, שהיה אמור להשיג קייס סטאדי של לקוח מרוצה כחלק ממערך עדויות שהחברה אוספת להעלות לאתר. רון עדכן שהלקוח לא מגיב למייל שלו ושעל אף שניסה לא הצליח להשיג את סיפור ההצלחה של הלקוח שהתבקש להשיג, זה לא עלה בידו. דוגמא נוספת היא מנהל פרויקטים שהביא אליו בעיה שיש בפרויקט מסויים, הלקוח לא שלח את החומרים הרצויים. כעת הבעיה שוב מתגלגלת חזרה לאלון ואלון שואל את עצמו: “איך אני אמור להוביל את המחלקה שלי קדימה כשאני קבור כל הזמן בבעיות של אחרים?”
תחושת ה”אין זמן” הזו נפוצה אצל מנהלים בכל הרמות, והיא לא בעיה חדשה. כבר בשנת 1974, ויליאם אונקן ג’וניור ודונלד ווס כתבו מאמר פורץ דרך ב-Harvard Business Review, שם הציגו את מושג ה”קוף על הגב”. הכוונה כאן היא לאחריות או למשימה שהוכנסה לחיינו על ידי אחרים, ממש כמו הדוגמא עם רון או עם מנהל הפרויקטים, שניגש למנהל עם בעיה ובכך הופך אותה לבעיה של המנהל. מאמרם, “Who’s Got the Monkey?”, מדגים כיצד מנהלים הופכים עמוסים ביותר בבעיות ותחומי אחריות שאינם תחת תפקידם ולא רק אלא איך בעצם להפוך את העובדים למסוגלים להתמודד עם הבעיות בעצמם מבלי שהמנהל יצטרך להוסיף לרשימה, הארוכה ממילא, עוד משימות שנמצאות תחת אחריות העובדים ושעבורם הם גויסו.
אחת השאלות החשובות ביותר כאן היא – איך אפשר לגרום לעובד להרגיש מסוגל לפתור בעיות בעצמו, כלומר לשאת את ה״קופים״ בעצמו וגם אם נתקל בבעיה שאינה בת פתרון, להשתמש במנהל כיועץ לפתרון הבעיה אך בשום צורה לא לגלגל את ה״קוף״ לאחריות המנהל.
איך נוצרים לנו “קופים” בניהול היום-יום?
בואו נסתכל איך נוצרים קופים בניהול היומיום, דמיינו את דנה, מנהלת בכירה בתחום פיתוח השיווק. יוסי, מנהל הקמפיינים, נכנס למשרד שלה ומתלונן: “הקמפיין האחרון לא מצליח כמו שחשבנו. מה לעשות?” דנה, המנהלת הבכירה, מתוך רצון לעזור ליוסי ולשדר ניהול תומך, עונה: “אין בעיה, אחשוב על זה ואחזור אליך.” כך, בלי משים, הקוף, כלומר האחריות להמשך הטיפול בבעיה, עבר אליו. הוא הפך מבעיה של יוסי לבעיה של דנה.
המקרה הזה אינו יוצא דופן. ברגע שמנהל לוקח על עצמו למצוא פתרון לבעיה של כפיף, הוא בעצם מוותר על זמן יקר שיכול היה להקדיש לנושאים אסטרטגיים. יתרה מזאת, הכפיף “למד” שאפשר לזרוק בעיות אל המנהל בלי לחשוב פעמיים – הרי הקוף עבר אליו.
אז איך פותרים את זה? הדרך של ניהול הקוף
הדרך לשמור על ניהול יעיל ובריא היא להעביר את האחריות לעובדים ולתמוך בהם מבלי לקחת את הבעיות או את פתרונן על עצמנו. ניהול הקוף הוא למעשה מערכת כללים שמונעת ממנהלים לקחת בעלות ישירה על ״קופים״ של אחרים, ובמקום זאת מאפשרת להם לנהל אותם מבחוץ.
כאן המקום להדגיש שיש סיבות שונות שבגללן עובדים מגלגלים הלאה את ה״קופים״, המשימות שלהם. אחת מהן יכולה להיות קשורה בחוסר בטחון בלתת את הפתרון בעצמם, בעיה נוספת היא קושי ביצירת עצמאות, עוד דוגמא שיכולה להיות קשורה לגלגול ה״קופים״ היא עומס גבוה של העובד שנמצא תחת ריבוי משימות לא ריאלי בתוך הזמן עבודה שלו.
חשוב מאוד להבין מהי הסיבה שבגללה העובד מגלגל את הבעיה שלו לכיוון אחר וזאת על מנת להצליח ולתת לו את הפתרון הניהולי הנכון ביותר, פתרון ניהולי שמגדל את העובד מבחינה פנימית.
הכללים של ניהול הקוף:
כדי להתמודד היטב עם המצב הזה של גלגול בעיות חזרה למנהל וכדי להתמודד עם קופים שמגיעים למנהלים יש כמה חוקים שעלינו לענות עליהם:
- הגדרת הקוף:
הצעד הראשון הוא להבין מה הבעיה העומדת בפני העובד. כדי לעשות זאת יש להתנגד מבחינה פנימית לנטיה לקחת אחריות על הבעיה. במקום זאת, יש לעזור לעובד להבין מהו השלב הבא בפתרון.
לדוגמה, אם יוסי בא עם תלונה על ביצועי הקמפיין, דנה יכולה לשאול: “אילו פעולות ניסית עד עכשיו? ומה לדעתך אפשר לעשות כדי לשפר את המצב?” כך היא נותנת ליוסי את האפשרות לחשוב ולהציע פתרון, במקום לקחת את הקוף על עצמה.
שאלה למחשבה: מתי בפעם האחרונה קרה שזרקו עליכם קוף?
- מיקוד ברמת הארגון הנמוכה ביותר:
זמן הנהלה הוא זמן יקר ביותר ונועד לתכנון וחשיבה אסטרטגית. המטרה המרכזית היא שמשימות של החברה / ארגון, יבוצעו ברמת הביצוע ההיררכית הנמוכה ביותר האפשרית בארגון, כלומר שהעובד הזוטר ביותר יהיה זה שיבצע את העבודה בפועל. המנהל יכול לשמש כאן כיועץ אך בשום אופן לא בתור מבצע העבודה בפועל. במילים אחרות, אם ניתן לפתור את הקוף ברמה של הכפיף, שם מקומו ובכל מקרה ניהול הקוף נשאר ברמת הכפיף גם אם נדרשת התערבות מנהל ביעוץ. - תיאום פגישה להאכלת הקוף:
כל קוף צריך פגישה מסודרת, שבה אפשר להבהיר לעובד מה הצעד הבא כדי לפתור את הבעיה ולדאוג לרמת היוזמה הנכונה לביצוע. לדוגמה, דנה יכולה לקבוע עם יוסי פגישה נוספת בעוד שבוע כדי לבדוק את התקדמותו. חשוב כאן מאוד שגם כאשר המנהל משמש כיועץ, הקוף, הבעיה נשארת בניהול הכפיף, העובד. כלומר דנה זמינה לתמיכה במידת הצורך, אך ניהול הקוף נשאר אצל יוסי ובאחריותו לדאוג לקבל את התשובות והמשך היעוץ מדנה. - פגישה פנים אל פנים:
יש לדאוג שהפגישה תתקיים פנים אל פנים, בטלפון או בזום, ולא דרך מיילים. מיילים עלולים להחזיר את האחריות למנהל ולהשאיר אותו עם הצעד הבא. דנה, למשל, יכולה לתאם שיחה שבועית עם יוסי לבחינת ההתקדמות, אבל לעולם לא לקחת את הקוף ישירות חזרה אליה. - ביטוח הקוף:
כל קוף צריך ביטוח, בעיקר כשמדובר בבעיות מורכבות לפתרון. חשוב להבטיח את פתרון הבעיה עם עדכון שוטף של המנהל. כך העובד יודע מתי עליו ליזום, ולא מצפה להוראות המנהל בכל רגע.
איך ניהול הקוף תורם לצמיחה?
ככל שאנו כמנהלים לומדים לנהל טוב יותר את הבעיות ואת הקופים של העובדים, מבלי להחליף אותם בביצוע המשימה, כך אנחנו גדלים, מסוגלים להפוך להיות ״מנטורים״ של העובדים ולתמוך בגדילה שלהם במקום להחליף אותם בביצוע המשימה, באופן הזה העובד הולך, צומח וגדל, מסוגל לשפר את היכולות הפנימיות שלו ולהתקדם לפתרון בעיות שקודם לכן נתפסו אצלו כקשות מידי.
- ניהול זמן ויעילות מוגברת:
ניהול הקוף עוזר למנהל להחזיר לעצמו את השליטה על לוח הזמנים שלו. כשלא כל קוף מגיע ישירות אליו, יש לו יותר זמן להתמקד באסטרטגיה, בחדשנות, ובפיתוח תהליכים ארוכי טווח. - פיתוח עצמאות העובדים:
כאשר עובדים לומדים לנהל את “הקופים” שלהם, הם מפתחים עצמאות וביטחון עצמי בעבודתם. עובדים שיכולים להתמודד עם אתגרים בעצמם יתרמו יותר לארגון ויעניקו לו יציבות. - הגברת התקשורת והשקיפות:
ככל שדנים בבעיות מבלי שהן מתגלגלות חזרה למנהל, אנחנו מעודדים עובדים לשתף פעולה ולשאול שאלות בצורה מובנית, כך ישנה שקיפות ותקשורת ברמה גבוהה ובנוסף, באופן הזה, יום אחד כשהם יהיו מנהלים בעצמם הם ידעו בצורה טובה איך לנהל בעיות. - העצמת התרבות הארגונית:
האצלת סמכויות ברורה היא חלק מתרבות עבודה בריאה, שמאפשרת לכולם לקחת חלק בהצלחת הארגון. עובדים שמתנסים בלמידה עצמאית ומקבלים אחריות ישירה על תהליכים יכולים לראות בעצמם חלק חיוני בארגון.
סיכום: שליטה בקופים – כלי ניהולי לכל מנהל
“שיטת הקוף” היא אחת הדרכים היעילות ביותר לעבודה ניהולית שתאפשר צמיחה והתמקדות ביעדים אסטרטגיים. כאשר מנהלים מאמצים את הגישה הזו, הם מונעים מהזמן שלהם להישאב על ידי משימות שלא באמת שייכות להם ומשפרים את הביצועים של כל מי שסביבם.
אז בפעם הבאה שמישהו ייגש אליכם עם בעיה, תזכרו – לפני שאתם נותנים לה לקפוץ לכם על הגב, תשאלו: “איך אתה רואה את השלב הבא? ומה אתה חושב שכדאי לעשות?”
כך תבטיחו שהקוף יישאר בידיים הנכונות, ואתם תישארו מנהלים שמקדמים את הארגון לעבר צמיחה.
לפרטים על תהליך ליווי ואבחון עסקי לחצו כאן:
