איך כלכלת המשפחה קשורה להצלחת העסק שלכם?

היא ישבה בוכה בפגישה ולא הצליחה לעצור את הדמעות. היא פנתה אלינו לייעוץ עסקי כמנכ״לית ומייסדת חברה. החברה שלה פועלת שנים רבות, ולאחר תקופת צמיחה מהירה שהובילה להישגים מרשימים,
החברה החלה להאט בשנה האחרונה את צמיחתה ואט אט נכנסה להפסדים כספיים משמעותיים. ככל שהעמקנו ולמדנו את המצב הפיננסי של החברה, שהינו אחד מהניתוחים שאנחנו עושים בכל תהליך עסקי,
הבנו שמסתתרת בעיה אחרת שמעיבה על העסק וקשורה לכלכלת המשפחה וכך הצענו לבעלת העסק לקיים פגישה משותפת עם בן זוגה, ככל שנמהר לפתור את הבעיה התזרימית של משק הבית,
כך נוכל לסייע גם לעסק להתאושש. 

להצליח לחזור מהפסד כספי

הסיפור הזה החזיר אותי אחורה לתקופת המשבר הכלכלי הגדול שלי בעקבות הפסדים כספיים בחברה. זו היתה תקופה של רגעי פחד רבים, הרגשה של סכנת חיים שאיימה על נפשי, ללא ידיעה מה יהיה מחר.
הפסדתי סכומי כסף כל כך גדולים, בשווי של 2.5 מיליון שקלים, הבנתי שכדי לכסות על ההפסד עלי לעשות שינויים דרמטיים בחברה ובבית, כמו להפסיק למשוך משכורת לתקופה מסוימת, וכל אלו הובילו אותי למצב בו לא ידעתי איך נצליח לשרוד. בני הבית שהתרגלו לאורח חיים מפנק, כמו נסיעות מרובות לחו״ל, ולכן היה צריך לא רק להצטמצם ולוותר על דבר אחד או שניים, אלא לוותר על הכל – מסעדות, בגדים, מתנות, קניות ועוד.
לימים חשבתי על דן, בן זוגי היקר, כמה משקל הוא היה צריך לשאת על הכתפיים כתוצאה מטעויות שעשיתי, אבל בראייה כוללת של שנים קדימה, המשקל הזה הפך אותנו לחזקים ומסוגלים הרבה יותר,
דבר שלא ידעתי אז בעומק המשבר. אלה הזעזועים הגדולים שמזיזים אותנו מקבעונות שהביאו אותנו מלכתחילה לנקודת שבר. וכשאני מדברת על אחד הגורמים לנקודת השבר אני מדברת קודם כל על ניהול כספים
ובראשם ניהול כספי המשפחה – כלכלת המשפחה.

גם אותי וגם את דן לא לימדו מעולם לנהל כסף. כקיבוצניקים הכל היה רשום ועבר דרך תקציב כללי השייך לכולם. אחרי שהתחתנו, הדרך בה ניהלנו את הכסף שלנו היה דומה להרמת אצבע רטובה כדי להרגיש
את כיוון משב הרוח. התנהלנו כך מחודש לחודש, לרוב במינוסים בחשבונות הבנק, תמיד צורכים קצת יותר ממה שאנחנו יכולים. לאורך הדרך, אחרי שכבר יצאתי מהמשבר הגדול והצלחנו לקפוץ חזרה על גב הסוס,
גיליתי שהבעיה הגדולה הזו שאני חוויתי היא בעיה של משפחות רבות, חלקן של בעלי עסקים, שמתמודדות עם:

• קושי עצום בניהול הכספים
• פחד מניהול כסף
• העדר ניהול התזרים השוטף של הבית
• העדר הפרדה בין כספי העסק לכספי הבית
• מתחים גבוהים בין בני הזוג על רקע קשיים כספיים
• חוסר איזון בין הכנסות הבית להוצאות
• חיים בהווה ללא תכנון של העתיד
• פחד גדול להתעסק עם נושאים כלכליים/כספיים

רגשות קשים ביחס לכסף

בעודי יושבת שם בפגישה ושומעת את הריב ביניהם מתפתח, אני מבינה שיש לזוג הזה עוד דרך לעבור. אחד הקשיים בתהליכי כלכלת המשפחה הוא הפחד הרב המלווה את התהליך. כשזה מגיע לכסף, אנחנו מרגישים איום מסויים ממש כמו סכנת חיים. כסף נתפס על ידינו כמשהו שמשאיר אותנו בחיים, כנותן חיים או לוקח אותם. אם אתם מפחדים מהנושא של כסף, מפחדים ממחסור בכסף, דואגים כל הזמן לעבוד עוד ועוד בשביל כסף – אתם יודעים על מה אני מדברת. זה לא סתם שכסף מעורר כל כך הרבה ענין בעולם בו אנו חיים, יחד עם נושאים נוספים כמו מין, אוכל ועוד – כולם מקושרים למרכז הזה שאחראי על הקיום הבסיסי שלנו. כסף, אם כן, יכול לייצר רגשות קשים וכשזה מגיע לבני זוג ברגעי משבר זה עשוי ליצור חיכוכים של ממש.

החדשות הטובות הן שברגע שמתחילים לגעת בנושא ובעיקר לאחר כמה חודשים של ניהול, נוצר שקט עצום שהיה שווה את המאמץ, כזה שממש פותר את הפחד. אחד מרגעי הקושי במהלך המשבר שעברתי,
בניסיון לחפש אחרי דרך להגדיל את ההכנסה של הבית יותר ויותר, קיבלתי עצה מיועץ כלכלת משפחה חכם שאמר לי – ״יעל, את יכולה להמשיך ולהגדיל את השורה העליונה עד מחר, עד שלא תקצצי בשורה התחתונה לא תראי את השינוי שאת מחפשת״. זה היה מהפכני בשבילי, בתור יזמת תמיד ראיתי את עצמי כמי שמסוגלת להביא את הכסף, אך הבעיה הגדולה היתה שבדלי הגדול הזה של יצירת כסף היו חורים.

תהליך ניהול הכסף הוא תהליך של סתימת חורים. אין סיפוק אדיר יותר מלהצליח לעשות את זה. ממש לפני כמה ימים פגשתי אמא בבריכה של הקיבוץ שהתכוננה לבת המצווה של הבת שלה. מאחר וגם אנחנו מתכוננים לחגיגת בת מצווה דיברנו על ההוצאות השונות בהכנה והיא אמרה לי -״יואו גם אתם בכלכלת המשפחה? איזה כיף זה?״ וחשבתי לעצמי – אכן זה כיף, אבל בשביל הכיף הזה היה צריך לעבור כמה רגעים לא פשוטים של התמודדות עם הפחד –
הפחד להסתכל על מה שאנחנו לא אוהבים בעיניים. מנכ״ל אמיתי ולמען האמת כל משפחה חייבת לדעת לנהל את הכסף. כמו שאומר הסופר דייב רמסי  ״או שאתם לומדים לנהל את הכסף או שהמחסור בו ינהל אתכם״

איך יוצאים לדרך ומתחילים לנהל את כלכלת המשפחה?

1. לימוד מעמיק של המצב הכספי –
   לפתוח ולראות את כל כל כל הנתונים הכספיים שלכם – רישום מצב האשראי, ההלוואות, המשכנתא, קרנות ההשתלמות, הפנסיה -רישום כל הריביות הקיימות, מתי צפויות להסתיים הלוואות וכו׳. אומרים שאלוהים נמצא בדברים הקטנים, זה נכון שבעתיים בנושאים כספיים. ככל שתהיו מפורטים ותעזו להסתכל לכסף ״בעיניים״ כך תוכלו להביא עצמכם ליעדים שלכם ולחוסן הפיננסי שאתם רוצים ליצור.
2. הפרדת רשויות –
   במידה וחשבונות הבנק של העסק והבית אינם מופרדים – זה הזמן לעשות תהליך הפרדה מקיף בין החשבונות האלה. ההפרדה הכרחית כדי לנהל נכון שתי ישויות נפרדות שלכל אחת ההוצאות שלה וההכנסות שלה – הבית והעסק. גם אם אתם עוסק פטור, עדין יש ערך עצום ביצירת ההפרדה כך שתוך כדי הצמיחה העסקית יהיה לכם קל יותר לנהל את הכספים, הן ברמת ההוצאה והן ברמת ההכנסה, ותוכלו להפיק נתונים כמו רווח גולמי, רווח תפעולי, תמחור ועוד נתונים חשובים בניהול עסקי.
3. משכורת קבועה –
   מדי חודש משכו משכורת קבועה מהעסק לבית. המשכורת הזו צריכה להיות כזו שמשאירה סכום כסף בחשבון העסקי ולא מכניסה אותו לגרעון. ישנם ימים בהם העסק מפרנס את הבית, אך בתקופות פחות טובות,
   הבית צריך להתגייס לטובת העסק. אחת הטעויות הנפוצות היא שבמקרים בהם לא ניתן למשוך משכורת, בעלי העסק לוקחים הלוואה כדי לשלם לעצמם משכורת. חשוב להבין שהלוואה עבור משכורת היא לקחת כסף מכיס אחד ולהעביר אותו לכיס אחר. הדרך הנכונה להתמודד עם מצבים בהם לחברה אין מספיק כסף כדי למשוך משכורת, היא לשפר את כלכלת המשפחה, את השורה התחתונה. תזכרו את זה. לא לוקחים הלוואות לטובת משכורת.
4. ניהול קובץ אקסל חודשי של תזרים ההכנסות וההוצאות –
   כל ההוצאות וההכנסות שלכם צריכות להיכנס פנימה לקובץ מסודר שבו אתם מבקרים לפחות פעם בחודש (אם לא יותר). אנחנו בבית עושים את זה בסוף השבוע הראשון של תחילת כל חודש. ייתכן ותחוו בחודשים הראשונים חוסר יכולת להתאזן – אל דאגה, זה ילך וישתפר! עברו סעיף, סעיף, הוצאה הוצאה. צרו תמונת מצב רחבה וטובה שבה אתם יודעים היכן אתם נמצאים מבחינת הכנסות-הוצאות ואל תקלו על עצמכם, היכן שניתן להקטין הוצאה עשו זאת. כמו שבנג׳מין פרנקלין אמר: ״היזהרו מהוצאות קטנות. דליפה קטנה תטביע ספינה גדולה״.
5. בצעו תחזית תזרים –
   כשאתם יושבים כל חודש על ההכנסות וההוצאות רשמו הוצאות עתידיות צפויות כולל הוצאות מיוחדות – נסיעה, בת/בר מצווה, אירועים מיוחדים וכו׳. לפני כל התחייבות עתידית בדקו שאכן אתם יכולים לעמוד בה מבלי הצורך לחלק אותה לאינספור תשלומים. תשלומים על רכישה זה סימן עבורכם שאתם לא יכולים לעמוד בתשלום ולכן, אם ניתן, עדיף לדחות את הרכישה.
6. ניהול ושיפור ריביות ואשראי –
   שימו לב כמה ריביות אתם משלמים על הלוואות שלקחתם ושפרו את המצב שלכם. למשל, אם אתם משלמים ריבית כוללת של 12% על הלוואה מסוימת ואתם יכולים לקחת הלוואה על חשבון קה״ל עם ריבית של 4% – עשו את החשבון – תוכלו לחסוך כך סכומי כסף משמעותיים.
7. ביטול כרטיסי אשראי –
   בטלו כרטיסי אשראי מיותרים! השאירו לכם כרטיס אשראי אחד לבית ואחד לעסק. כל כרטיסי המועדונים – בדקו כמה אתם משלמים עליהם, במקרים רבים הקושי בניהול מספר כרטיסים והעמלות שמשלמים עליהן עולה על ההטבות המוצעות.
8. תכנון מס –
   פיגשו את רואה החשבון שלכם ובדקו אילו הוצאות בית יכולות להיכנס תחת העסק, יתכן ותגלו למשל שאת הרכב של הבית ניתן לרשום כהוצאה עסקית וכך תוכלו לחסוך במס.

בעוד שרוב הפעולות שכתבתי כאן מעלה הן יחסית טכניות, הקושי המשמעותי הוא בשינוי הגישה הפנימית שלנו ביחס לכסף, כי האופן בו תפסנו את ניהול הכסף בבית עד היום הוא זה שהביא אותנו לנקודה הנוכחית. כלומר –
כדי לעשות שינוי עלינו לשנות תפיסה ומאחר ואנו לא המעורבים היחידים בסיפור של כלכלת המשפחה, זה הופך את הקושי לגדול שבעתיים.

שינוי התנהגותי משנה את המצב הכלכלי

אני זוכרת את היום שבו היינו צריכים להפסיק לעשות קניות בכלבו של הקיבוץ ולצאת לעשות קניה מרוכזת בסופר גדול וזול משמעותית בעיר. בהתחלה הלכנו לסופר ענק אחד ואני זוכרת את עצמי אבודה במעברים, עם כאב ראש עצום מהאורות והבלאגן שקורה שם. אחר כך מצאתי סופר אחר שהזכיר לי חוויה אירופאית מהנה וכך מצאתי את דרך האמצע. השינוי הזה באופן בו אנו עושים קניות לבית חסך לנו אלפי שקלים בחודש! זה בסופו של דבר שינוי התנהגותי שממש יכול לשנות את כל המצב הכלכלי.

אתגר מרכזי נוסף הוא לקחת אחריות. תמיד ציפיתי שדן, בן זוגי היקר, ינהל את כספי הבית ויקח את הכאב ראש הזה ממני, אך בנקודה מסוימת, ראיתי שזה פשוט לא קורה, והבנתי שאני לא יכולה לדרוש ממנו שום דבר שאני לא דורשת מעצמי וכך לקחתי על עצמי את ביצוע השינוי. לימים הוא התאהב בתהליך והיום הוא שותף כל כך נלהב לדרך שאם אני במקרה שוכחת משהו, כמו רישום הוצאה או פעולה אחרת שהתחייבנו אליה, הוא דואג להזכיר לי.  

המסקנה הגדולה שלי בנושא כלכלת המשפחה הוא שמכלול פעולות הניהול הקטנות הופכות להיות, במשך הזמן, יכולת אדירה, הן בחיסכון והן במימוש המטרות המשותפות. ככל שכלכלת הבית טובה יותר כך היא מהווה בסיס תומך לעסק מצליח. אם כלכלת הבית שלכם לא מנוהלת היטב, יש סבירות שגם העסק שלכם לא מנוהל היטב ולהפך. אם זה המצב, נדרש לעשות שינוי ולסגל הרגלים חדשים. אתם תראו, כשיהיה לכם שקט כלכלי בבית, יהיה לכם שקט כלכלי גם בעסק. הבית לא יהווה משקולת על העסק (ולהפך), וכמו שאמר בריאן טרייסי, אחד מהמנטורים הגדולים בתחום המכירות בארה״ב, ״אנשים מצליחים הם פשוט אלה עם הרגלים מצליחים״.

למרות שהתהליך עובר דרך התמודדות עם פחד, בהליכה לתוך החושך אנחנו מגלים כמו כשהיינו ילדים, שהמפלצת לא באמת קיימת. כך גם בכספים, עצם ההסתכלות עליהם והכניסה לתוכם ממוססת את הפחד. כשהייתי בריטריט שמעתי את המורה שלי, פטריציו פאולטי אומר, “עדיף לך להתמודד עם הפחד מאשר להישאר בו לנצח”. זה היה משנה חיים מבחינתי. אחת השאלות שעוזרת לי בצורה הטובה ביותר להתמודד עם פחד בחיים הוא התייחסות לשאלה –
מה המצב שאני רוצה ליצור בחיים שלי?

השאלה הזו היא מנוע עוצמתי ביותר כי היא מרימה מעלה את המבט שלנו, אל עבר האופק שאליו אנו שואפים. וכך, עם הרבה סבלנות, יום אחר יום, שבוע אחר שבוע, חודש אחר חודש, המאמצים הופכים להיות דרך חיים חדשה
כזו שעונה על השאלה ומאפשרת לכם לממש את החזון שלכם.